⬆️ Победители в номинации Search Innovation
Google Partner
Информация в этой статье может быть неактуальной из-за того, что со времени ее публикации прошло много времени.

Тайм-менеджмент. Планирование и управление рабочим временем

Автор:
Оптимизатор
Рецензент: Олег Гаврилюк
Руководитель оптимизаторов
5,00 1 оценка
Тайм-менеджмент. Планирование и управление рабочим временем

Умение планировать рабочее время важно для всех работников сферы IT и интернет-маркетинга. Поскольку я SEO-специалист, то примеры в статье будут главным образом из области поисковой оптимизации сайтов. Моя работа связана с большим количеством и рутинных задач (сем. ядро, мета-теги), и требующих максимальной концентрации (аудит ссылочной массы и внутренней оптимизации). С ростом числа проектов объемы этих задач увеличиваются, что, в свою очередь, требует все большего времени.

И вот ты начинаешь замечать, что не вкладываешься в дедлайны. Что делать? Можно отказаться от части проектов, а можно просто начать работать больше. Однако для начала нужно проанализировать, правильно ли ты планируешь свой рабочий день. На какие задачи тратится много времени? Возможно, какие-то внешние факторы не дают сосредоточиться?

Основные причины, которые приводят к нехватке времени

Тайм-менеджмент — это универсальная техника, которую одинаково успешно могут использовать все: от копирайтеров и контент-менеджеров до digital-маркетологов и владельцев бизнеса. Я буду исходить из своего личного опыта работы в качестве поискового оптимизатора Авеб.

1. Отвлекающие факторы

  • Почта. Как только приходит очередное письмо, оптимизатор сразу заходит его читать, не закончив работу над актуальной задачей.
  • Соцсети и средства общения в сети (Вконтакте, Фейсбук, Скайп, чаты). При работе над задачей, оптимизатор периодически отвлекается на общение в соцсетях и другие мессенджеры.
  • Клиенты. Постоянные звонки с просьбами сделать «вот то» и посмотреть «вот это» сильно отвлекают оптимизатора. Результат: рассеянное внимание и ворох новых подзадач. Оптимизатор тщетно пытается одновременно решить целый ряд проблем, а остальные хотя бы распланировать, но, в итоге, просто теряет время, не доводя работу до конца.
  • Если оптимизатор работает в офисе, еще одним фактором потери времени могут быть коллеги, а именно — постоянные вопросы, которые они задают.

  • Если оптимизатор — фрилансер, который работает с дома, он может терять время на домашние дела и отвлекаться на родных. Дома нет начальника или тим-лида, который будет постоянно контролировать своевременное выполнение задач.
  • В итоге, частые прерывания на различные факторы являются ключевыми пожирателями времени и сил.

2. Планирование рабочего дня

Не распланированный или неправильно распланированный рабочий день — проблема настолько же важная. В обоих случаях много времени уходит впустую, поскольку задачи делаются хаотично, при этом много важных дел отходят на задний план.

Планирование времени начинается с определения целей и приоритетов. Причем это касается как долгосрочных, так и краткосрочных задач. Цели должны быть реалистичными, максимально конкретными и состоять из ряда простых подзадач.

Например: добиться улучшения позиций по определенному проекту. Чтобы выполнить эту задачу, нужно составить список действий, а если список слишком большой или есть несколько объемных задач — нужно рационально распланировать их выполнение. Распределите время на выполнение объемных задач, но не в ущерб другим горящим делам. Возможно, стоит разбить задачу на несколько дней или этапов.

Ваш календарь должен быть заполнен как минимум на неделю вперед. Каждое утро тратьте 5-10 минут на то, чтобы ознакомиться с планом задач. Ежедневно будут появляться новые задачи, которые также нужно вносить в план и актуализировать. Все задачи должны быть классифицированы по приоритетам и важности.

3. Откладывание сложных или неприятных задач «на потом»

Нельзя откладывать «на потом» важные и сложные задачи — это верная дорога к авралу: вы никак не успеете закончить все дела в установленные сроки. Если же вы переключитесь только на выполнение масштабных задач, то потеряете время на работу со второстепенными задачами, которые также постоянно прибавляются, — получайте еще один аврал!

На каждый день в первой половине дня должны быть запланированы 1-2 важных и сложных задачи.

Поскольку с утра оптимизатор полон сил и бодр, эти задачи удастся выполнить эффективно и при затратах меньшего количества времени. Планируйте такие задачи, исходя из их срочности и приоритетности. А уже во второй половине дня занимайтесь второстепенными делами с более отдаленными дедлайнами.

4. Отсутствие планирования циклических задач

В работе SEO-специалиста есть много задач, которые периодически повторяются. Если вовремя не распланировать такие дела, на них будет уходить слишком много времени. Например, проверка позиций по проекту: их не стоит проверять каждый день, поскольку за сутки ничего сверхъестественного с ними не случится, но следить за ними необходимо. Запланируйте проверку позиций по проекту с оптимальной периодичностью, скажем, раз в три дня.

Чтобы отслеживать резкий обвал позиций или доступности сайта, советую использовать автоматические уведомления.

5. Нет чередования умственного и физического труда, а также отдыха

Оптимизатор каждый день занимается умственной работой (читай — мозговым штурмом). Чтобы вывести проект в ТОП, понять причину проседания или узнать секрет успеха конкурента, нужно детально анализировать большие массивы данных. Целыми днями я могу проводить время за монитором в постоянной работе, отвлекаясь разве что на обед. В результате, ближе к вечеру эффективность падает в разы, и чем дольше ты работаешь в таком режиме — тем хуже себя чувствуешь.

Уделяйте по 10-15 минут каждые два часа на отдых или физическую разминку (если есть тренажер или турник).

Научитесь планировать задачи под свои рабочие часы

У каждого человека могут быть разные «рабочие часы», то есть, для кого-то творческие задачи оптимально выполнять утром, а рутинные — вечером. Для кого-то наоборот. При ежедневном планировании вы должны учитывать свои «рабочие часы» и выполнять в это время все важные и сложные задачи с максимальной эффективность.

Почему планирование необходимо?

Планирование позволяет учесть все задачи и ничего не упустить. Человеческая память — ненадежный инструмент, и риск забыть или потерять из виду нечто важное есть всегда. План рабочего дня поможет упростить навигацию среди большого количества задач, позволит держать в фокусе все детали, а также освободит внимание для действительно актуальных дел.

Кроме того, планирование помогает расставить приоритеты и сосредоточиться на решении горящих задач вместо того, чтобы тратить львиную долю рабочего времени на второстепенные дела. Не забывайте планировать и свое время на отдых!

Наконец, четкий план обеспечивает спокойное эмоциональное состояние. Когда человек не знает, чем он будет заниматься в течение дня, возникают нервозность и растерянность («а вдруг я не успею или забуду о какой-то важной задаче?»). Имея перед глазами детальный план, человек спокоен и готов к работе, в конце дня он лишен чувства неудовлетворенности. По крайней мере, шансы того, что он будет доволен своим днем, значительно возрастают :)

Планирование рабочего времени поможет избежать авралов и каждый день успевать эффективно выполнять все больше и больше задач. Конечно, также важна тренировка: тонкости тайм-менеджмента нельзя постичь сразу, ни разу не споткнувшись и не нарушив пару-тройку дедлайнов.

Напоследок — список полезных ресурсов по тайм-менеджменту, чьи советы регулярно спасают нервные клетки многим сотрудникам Авеб:

  1. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского,
  2. «Deadline. Роман об управлении проектами» Тома ДеМарко,
  3. «Как привести дела в порядок» от создателя системы GTD Дэвида Аллена,
  4. «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут» Штеффана Нетенберга,
  5. Классная англоязычная презентация от Этьена Гарбугли.

Продуктивной работы, друзья!

Do something to stop this war! Russians are killing our children and civilians!